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商務英語之應用文寫作

2010-06-18 17:36   來源:新浪       我要糾錯 | 打印 | 收藏 | | |

  在商務英語中,應用文可謂是占據了絕大部分。下面,我們就針對應用文寫作中的私人和公務信函、備忘錄、摘要、報告等幾種應用文,謝大家介紹一下應用文的寫作技巧。

  一、私人和公務信函外語教育網

  信函是很重要的一種應用文。私人和公務信函是用以交涉事宜、傳達信息、交流思想、聯絡感情、增進了解的重要工具,與同學們的生活、學習比較密切,也是以后工作中用的最多的一種溝通方式。所謂私人信函就是給家人、朋友或者同學等寫信,談事情的同時又交流感情。所謂公務信函就是給親朋好友之外的人寫信,主要是為了辦事,比方說給老板或是客戶寫信都屬于公共信函。

  信函一般都是由寫信時間、信內地址、稱呼、信的主要內容和信尾幾個主要部分組成。收信人地址要寫在左上角,寄信人地址要寫在右上角,寄信人地址也可以不寫,姓名寫在地址上面,地址排列順序依次為門牌號、街區名、城市和國名。在信的開頭人名前一定要加Mr., Mrs., Dear 等比較尊敬的稱呼,信的結尾注意使用常用的客套話如: sincerely yours, faithfully yours或者yours sincerely, yours faithfully.英文書信寫作要遵循五個原則,即正確、清晰、簡潔、禮貌和體貼。

  正確是指信中所談的事情要準確、具體,不用含糊抽象的詞如:本月、明天等。清晰要求的是主題要明確,層次要清楚,讓讀者看后了然于心。簡潔是現代英語發展的一大趨勢。書信寫作要做到行文簡潔流暢,避免迂回冗長的長句,使書信盡可能寫得明白清晰。書信交往,同樣需要以禮待人,因而在寫信過程中,要避免傷害對方感情,措辭上多多使用would, could, may, please等詞,要自然得體,彬彬有禮。體諒對方也是寫書信時要注意的一個原則,不能以自己為中心,要尊重對方的習俗愛好,即便是拒絕,也要委婉而不失去友誼。書信的寫作也要注意格式,避免語法、拼寫、標點錯誤,信中所引用的史料、數據等也應準確無誤。

  二、備忘錄

  備忘錄是一種錄以備忘的公文,主要用來提醒、督促對方,或就某個問題提出自己的意見或看法。包括書端、收文人的姓名、頭銜、地址,稱呼,事因,正文,結束語,和署名,備忘錄上一定要說明什么時間,誰寫的?寫給誰?什么事?并且正文、結束語和署名等項與一般信件的格式相同。

  三、摘要外語教育網

  接著談談摘要。摘要分成兩種,一種是文章摘要,一種是論文摘要。

  文章摘要就是給一篇文章讓寫一個摘要,文章摘要是對文章主要內容的簡練概括,內容上要涵蓋全文,語言上要盡量簡練。寫摘要前一定要仔細閱讀全文,弄懂文章大意;摘要涵蓋原文的主要觀點并與原文的觀點保持一致;摘要應該簡明扼要,字數在規定的字數范圍內;摘要最好不要照搬原文,應該用自己的話概括原文的主要觀點;并且注意千萬不要照抄,也千萬不要評論,只需要寫出中心思想或者段落大意即可。

  第二種摘要是論文摘要。比方說是大家寫一篇學術論文,碩士博士論文需要寫一個英文的摘要。寫這種摘要時要注意時態和語態。敘述研究過程,多采用一般過去時;說明某課題現已取得的成果,宜采用現在完成時。摘要中多數情況下可采用被動語態。但在某些情況下,特別是表達作者或有關專家的觀點時,又常用主動語態。英文摘要有一些常用句型,比如表示研究目的,可以用In order to……This paper describes……The purpose of this study is……,表示表示結論、觀點或建議可以用The authors[suggest/conclude/consider] that……。

  四、報告

  最后一種是報告。報告其實也分為兩種,第一種是讀書報告。比如讀一本書或者看一本小說寫一個讀書報告。讀書報告中首先要交代背景知識,比如作者生平,時代簡介等,接下來對書的內容做一個簡單的概括,與摘要不同的是讀書報告最后一段可以發表評論。與摘要相同,讀書報告也要注意時態,比如像科普類的知識應該用現在式。另一種報告就是書面報告,書面報告考試的可行性和可能性更大一些。書面報告與備忘錄的寫法很類似,所不同的就是書面報告一般是下級寫給上級,它也需要交代清楚四件事:什么時間?誰寫的?寫給誰?什么事?

  當然,應用文寫作能力的提高必須經過長期的實踐鍛煉。其次要背誦大量的優秀范文,要整段整段的背,不僅是背會而且要脫口而出,并且轉換成自己的語言,寫作時可以隨心所欲支配。再次,是要多動手寫作,要寫出屬于自己的文章,多動手寫作才能快速寫出好文章來。

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