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英文商務電郵實用技巧

2010-02-05 11:39   來源:網絡       我要糾錯 | 打印 | 收藏 | | |

  郵件溝通較之面對面交流的一大優勢在于,你可以借助一切力量使得你撰寫的郵件準確無誤得表達你的意圖,而不必擔心發音不標準或語法錯誤等讓人尷尬的掉鏈子情況發生。

  但往往人們忽視的便是一些細枝末節的注意事項,這兒有一些建議可以保證你的郵件給人留下好印象。

  1. Know your email terms: 英語電子郵件發送程序有很多縮寫,如果你不知道意思的話,你向老板提出的加薪請求就可能發給了整個辦公室!

  "Reply to all"表示你的回復將發送給每一個收到原始郵件的人。在郵件的地址欄內,"cc" (carbon copy)部分指的是該郵件發給你指定的人,即“抄送),而"bcc"指你可以悄悄的發送郵件而不讓其他的人知道,即”密送“, b代表的是"blind"(掩藏的)。如果有人要你"forward"一封郵件,意思是要你通過轉發的功能發送郵件,有時侯簡寫成"fw."

  2. Use the Right Greeting:盡管用"Hey"作為寫給朋友的電子郵件開場白沒有任何問題,但是最好不要用這種方式給一個潛在的商務伙伴這樣寫信。另一方面,使用非常正式的傳統開場白"Dear Sir" 也已經越來越過時了。最好寫成"Dear Mr. / Ms." 后跟那個人的姓氏。同事之間,通常可直呼其名,如"Dear John")。
  3. Keep it Short and Clear: 有些情況下,可能需要用華麗的詞藻和復雜的句式來彰顯你的聰明才智和教育背景。而在用英語寫郵件的時候,清晰、有條理的方式才是最佳選擇。在郵件的第一段清楚的表明你寫信的目的,保證每一段中都有代表核心觀點的中心句。使用類似"first, second, next, and finally"的詞引導讀者你所要表述的每一個觀點。你不需在郵件中包括所有的詳細內容,取而代之的可以是類似"If you have any other questions please feel free to contact me,"這樣的短語來結束郵件,這樣一來可以為對方創造進一步交流的前提。

  4. Be polite and tactful: 懂得謙遜和準確傳達信息的重要性。"I want."之類的詞能避免則避免出現,相比之下,"I would like"顯得更尊重對方。又如"I am interested in"是提出請求建議或尋求意見的好方法。
  5. 電子郵件正確結尾: "I am looking forward to your reply," "Thank you,"或者"Sincerely"都是給收信人留下好印象的結尾方式。

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外語教育網(www.trnmil.shop)是北京東大正保科技有限公司(CDEL)旗下一家大型外語遠程教育網站,正保科技成立于2005年7月,是國內超大型外語遠程教育基地,上榜“北京優質教育資源榜”--“百萬讀者推崇的網絡教育機構”。


公司憑借雄厚的師資力量、先進的網絡視頻多媒體課件技術、嚴謹細致的教學作風、靈活多樣的教學方式,為學員提供完整、優化的外語課程,既打破了傳統面授的諸多限制,發揮了網絡教育的優勢,也兼顧面授的答疑與互動特點,為我國培養了大量優秀的外語人才。


為了滿足學員學習不同語種、不同階段的學習需求,網站開設了包括考試英語、行業英語、實用口語以及小語種在內的百余門語言學習課程,涵蓋英語、日語、韓語、俄語、德語、法語、西班牙語、意大利語、阿拉伯語等主要語種,供學員自由選擇。此外,網站還擁有各類外語專業信息和考試信息20余萬條,是廣大學員了解外語類考試最新政策、動態及參加各語種培訓的優質網站。


北京東大正保科技有限公司成立于2000年,是一家具備網絡教育資質、經教育部批準開展遠程教育的專業公司,為北京市高新技術企業、中國十大教育集團、聯合國教科文組織技術與職業教育培訓在中國的唯一試點項目。


公司下屬13家行業遠程教育網站,業務涵蓋了會計、法律、醫學、建設、自考、成考、考研、中小學、外語、信息技術、漢語言教學等諸多領域,擁有辦公面積8000多平米,員工近千人,公司年招生規模達270萬人。由于正保遠程教育(China Distance Education Holdings Ltd., CDEL)在中國互聯網遠程教育行業內的絕對優勢和強大影響力,正保教育模式一直被廣大投資人所追捧。2008年7月30日,公司在美國紐約證券交易所正式掛牌上市(股票交易代碼:DL),是2008年唯一一家在美國紐交所上市的專業從事互聯網遠程教育的中國企業。


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